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Anleitung — So bedienst du PflichtPilot

PflichtPilot ist eine schlanke App zur Nachweisführung. Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch die typischen Klicks — vom Anlegen einer Pflicht bis zum Export der Belegmappe.

1. Pflicht anlegen

Eine Pflicht ist alles, was du dokumentieren musst — wiederkehrend (z.B. monatliche Brandschutzwartung) oder einmalig (z.B. Erstprüfung).

  • Auf Desktop: oben rechts auf „+ Pflicht hinzufügen" klicken.
  • Auf Smartphone: auf den runden Plus-Knopf in der unteren Leiste tippen.
  • Titel eingeben (z.B. „Brandschutzwartung Halle 1").
  • Optional: Risiko notieren (z.B. „Hoch — Personenschutz").
  • Fälligkeit wählen — entweder direkt im Format TT.MM.JJJJ tippen (Punkte werden automatisch eingefügt) oder das Kalender-Symbol im Feld antippen.
  • Bei wiederkehrenden Pflichten: „Turnus" anhaken und „Monatlich" oder „Jährlich" wählen.
  • Auf „Speichern" klicken.

2. Nachweis hochladen

Nachweise sind alle Dokumente, die belegen, dass die Pflicht erfüllt wurde — Wartungsprotokolle, Prüfberichte, Fotos, E-Mails als PDF.

  • In der Übersicht oder in der Pflichten-Liste auf den Eintrag klicken.
  • In der Nachweise-Card unten auf „Nachweis hinzufügen" klicken.
  • Datei wählen (PDF, JPG, PNG — max. 10 MB).
  • Optional: einen Titel vergeben (z.B. „Wartungsbericht Q2 2026").
  • Auf „Nachweis speichern" klicken.

Mehrere Nachweise pro Pflicht sind möglich — der zuletzt hochgeladene wird als „Aktuellster Nachweis" markiert.

3. Iteration archivieren

Wenn die Pflicht erfüllt ist und der Nachweis hochgeladen, wird die Iteration archiviert — sie ist damit abgeschlossen.

  • Pflicht-Detail öffnen.
  • Oben rechts auf „Archivieren" klicken.
  • Bei Pflichten ohne Turnus: die Pflicht ist abgeschlossen — sie wandert ins Archiv.
  • Bei Pflichten mit Turnus: PflichtPilot legt automatisch die nächste Iteration an, mit der nächsten Fälligkeit.

4. Folgeiteration und Iterationskette

Bei wiederkehrenden Pflichten entsteht durch jedes Archivieren eine neue Iteration. Sie sind als Kette miteinander verbunden.

  • Die neue Iteration erscheint in deiner Übersicht.
  • Im Pflicht-Detail siehst du oben Pfeile zwischen den Iterationen — links zur vorherigen, rechts zur nächsten. Doppel-Pfeile springen zur ersten oder aktuellsten.
  • Die Position (z.B. „3 / 5") zeigt, wo du in der Kette stehst.

5. Exportieren

Für Audits, Prüfungen oder den Wechsel des Anbieters kannst du die komplette Pflichtkette exportieren.

  • Pflicht-Detail öffnen → unten „Als ZIP exportieren" klicken: lädt alle Iterationen + zugehörige Nachweise als ZIP-Datei.
  • Mit Pro-Plan zusätzlich: „Belegmappe exportieren" erzeugt ein PDF mit Manifest, das die komplette Kette strukturiert dokumentiert.
  • Account-weiter Export: in den Einstellungen unter „Daten exportieren (ZIP)".

Tipps für den Alltag

  • Filter auf der Pflichten-Seite (Lupe-Symbol → Filter): nach Status (Überfällig, Fällig, Nachweis vorhanden, Ohne Nachweis) oder Archiv.
  • Suche: oben in der Suchleiste — sucht in Titel und Risiko.
  • Hell/Dunkel/Auto und Sprache: in den Einstellungen.
  • Mobile-Schnellzugriff: untere Tabbar mit Übersicht / Pflichten / + / Nachweise / Mehr.
  • Reaktivieren ist blockiert, wenn schon eine Folgeiteration existiert — öffne stattdessen die Folgeiteration.

Was PflichtPilot bewusst nicht ist

PflichtPilot erinnert nicht an Termine, schickt keine Push-Benachrichtigungen und ist kein Aufgaben-Manager. Es dokumentiert belegbar, dass Pflichten erfüllt wurden — chronologisch geordnet, manipulationssicher exportierbar. Erinnerungen oder Termin-Logik bleiben deinem Kalender überlassen.