Prüfprotokoll-Aufbewahrung – strukturiert sichern und wiederfinden
Definition
Prüfprotokolle sollten nicht nur gespeichert, sondern so aufbewahrt werden, dass sie der richtigen Pflicht, dem richtigen Zeitpunkt und dem richtigen Zusammenhang eindeutig zugeordnet bleiben.
Kurz gesagt: Ein Prüfprotokoll hält eine einzelne Prüfung so fest, dass Zeitpunkt, Ergebnis und Durchführung später eindeutig nachvollzogen werden können.
Die Aufbewahrung von Prüfprotokollen ist mehr als Dateispeicherung. Für Rückfragen und Prüfungen muss erkennbar bleiben, welches Protokoll zu welcher Pflicht-Iteration gehört.
Einordnung im Kontext von PflichtPilot
PflichtPilot ist kein Taskmanager und kein Erinnerungssystem. Es dient dazu, die Nachweisführung solcher Pflichten strukturiert und lückenlos abzubilden. Das gilt auch für vertiefende Themen wie die Dokumentation von Prüfprotokollen.
Wie lange müssen Prüfprotokolle aufbewahrt werden?
Die konkrete Dauer richtet sich nach den jeweils geltenden rechtlichen und betrieblichen Vorgaben.
Was muss ein Prüfprotokoll enthalten?
Mindestens Zeitpunkt, Ergebnis, Durchführung und einen nachvollziehbaren Nachweisbezug.