Glossar — Pflichten und Nachweise

Dieses Glossar erklärt zentrale Begriffe rund um Pflichten, Nachweise und strukturierte Dokumentation. Der Fokus liegt auf nachvollziehbarer Nachweisführung im Dokumentationskontext. Begriffe wie Pflicht, Prüfpflicht, Wartungsnachweis und Nachweiskette werden klar abgegrenzt.

Pflicht: Eine Pflicht ist ein dokumentationsrelevanter Vorgang mit zeitlichem Bezug, für den über die Zeit nachvollziehbar bleiben muss, was wann durchgeführt und nachgewiesen wurde.
Nachweis: Ein Nachweis ist ein belegendes Dokument oder Medium, das eine konkrete Pflichtiteration nachvollziehbar stützt, zum Beispiel Foto, Prüfprotokoll, Rechnung oder Bestätigung.
Iteration: Ein einzelner Durchlauf einer wiederkehrenden Pflicht innerhalb einer fortlaufenden Dokumentationskette.
Archivierung: Der dokumentierte Abschluss einer Pflicht-Iteration als klarer Endpunkt vor der nächsten Wiederholung.
Turnus: Der wiederkehrende zeitliche Rhythmus, in dem eine Pflicht erneut anfällt.
Dokumentation: Die strukturierte Erfassung von Pflicht, Nachweis und zeitlicher Einordnung.
Betreiberpflicht: Eine Pflicht aus dem Betreiberkontext, die regelmäßig geplant, durchgeführt und dokumentiert werden muss. Praktischer Einstieg: Betreiberpflichten-Checkliste.
Dokumentationspflicht: Die Anforderung, Maßnahmen nachvollziehbar zu erfassen und mit zugehörigen Nachweisen verfügbar zu halten. Praxisbeispiel: Pflichten-Dokumentation.
Prüfpflicht: Eine wiederkehrende Pflicht zur Prüfung, deren Durchführung und Ergebnis dokumentiert werden. Vertiefung: Prüfpflichten dokumentieren.
Wartungsnachweis: Ein Beleg, der eine durchgeführte Wartung in Bezug auf Termin, Inhalt und Zuordnung sichtbar macht. Beispielseite: Wartungsnachweis dokumentieren.
Compliance-Nachweis: Dokumentierter Beleg, dass Vorgaben oder interne Anforderungen für eine Pflichtiteration nachvollziehbar erfasst wurden.
Auditfähigkeit: Eigenschaft einer Dokumentation, bei Anfragen oder Prüfungen schnell und chronologisch nachvollziehbar vorgelegt werden zu können.
Nachweiskette: Chronologische Verbindung mehrerer Nachweise über aufeinanderfolgende Pflichtiterationen.
Dokumentationssystem: Ein System, das Pflichten, Nachweise und Abschlüsse strukturiert zusammenführt, damit die Historie nachvollziehbar bleibt.
Export: Die geordnete Ausgabe der Dokumentationskette für Prüfungen, Audits oder externe Nachfragen.